La fin du contrat avec le prestataire actuel de la plateforme d’administration électronique, prévue au 1er trimestre 2020, va engendrer un changement pour accéder aux services de dématérialisation des marchés publics et de transmission de vos actes au contrôle de légalité (ACTES) :

• La Fibre64 a fait le choix de la mutualisation en adhérant à l’association des marchés publics d’Aquitaine (AMPA). Ce choix permet à La Fibre64 de proposer à l’ensemble des communes,  communautés de communes et d’agglomération des Pyrénées-Atlantiques sans facturation (financement pris en charge par le fonds usages de la DSP) une plateforme de dématérialisation des marchés publics quasiment identique à celle disponible sur www.eadministration64.fr (la solution technique et les fonctionnalités  restant les mêmes) tout en réalisant une économie importante d’argent public du fait de la mutualisation. La Fibre64 continuera à assurer auprès de vous le support et l’assistance.
• Le tiers de télétransmission que vous utilisez ne sera plus maintenu à l’issu du contrat avec le prestataire actuel. La Fibre64 a lancé une procédure de mise en concurrence afin de déployer une nouvelle solution tout en assurant la continuité du service.

• Pour les marchés publics : 

A compter du 10 janvier 2020, l’ensemble de vos marchés publics devra être publié sur la plateforme mutualisée de l’AMPA. Plus aucun marché ne pourra être publié sur www.eadministration64.fr après le 31/12/2019.
Pour vos consultations en cours après le 31/12/2019, vous devrez impérativement les clôturer avant le 1er avril 2020.
Concernant les accords-cadres en cours de validité après le 1er avril 2020, ceux-ci devront être impérativement ressaisis sur la nouvelle plateforme dès que possible.
Afin de vous permettre de réaliser l’ensemble de ces opérations, les deux solutions coexisteront tout au long du premier trimestre 2020.

• Pour la télétransmission des actes : 

La création des comptes pour la télétransmission des actes au contrôle de légalité est suspendue jusqu’au 1er janvier 2020 en accord avec les services de la Préfecture des Pyrénées-Atlantiques avec qui nous avançons en étroite collaboration.
A compter du 1er janvier 2020, le nouveau tiers de télétransmission sera déployé progressivement au sein des collectivités. Chaque collectivité sera tenue informée de la date prévisionnelle de formation et de déploiement qui la concerne.

• Vos comptes collectivités et agents :

Dans la majorité des cas, tant pour les marchés publics que pour ACTES, de nouveaux identifiants seront nécessaires.

Vous recevrez par mail vos nouveaux identifiants et vos mots de passe provisoires avant le 31 décembre 2019 pour l’accès à la plateforme des marchés publics et au regard du calendrier de déploiement pour l’accès au tiers de télétransmission.

A SIGNALER : La récupération et la conservation de vos fichiers (consultations, actes) relèvent de la responsabilité de chaque collectivité ; aussi il est important que vous puissiez récupérer l’ensemble de vos données avant la clôture de la plateforme au 1er avril 2020.

• Pour rappel : 

Les communes et structures intercommunales sont propriétaires de leurs archives et sont tenues d’en assurer la conservation. Les maires ou présidents sont responsables de la gestion et la conservation des archives de leur collectivité et voient leur responsabilité engagée (cf Code du patrimoine).

Les collectivités territoriales ont l’obligation d’assurer de bonnes conditions de stockage et de conservation de leurs archives afin de garantir leur intégrité et pérennité.

• Les marchés publics : 

La durée minimale de conservation des pièces constitutives d’un marché public d’un marché public est de 5 ans pour les marchés de fournitures et de services, de 10 ans pour les marchés de travaux, maîtrise d’œuvre et contrôle technique à compter de la fin de l’exécution du marché public.
L’acheteur conserve en outre les candidatures et les offres ainsi que les documents relatifs à la procédure de passation pendant minimum 5 ans à compter de la signature des contrats (cf article 108 du décret n°2016-360 du 3/12/2016).

Nous vous recommandons par ailleurs, de récupérer les exports XML et/ou XLS de vos données essentielles publiées.

Tutoriels disponibles : Télécharger ses données essentielles aux formats XML et XLS et Télécharger le dossier Intégral de Consultation

• Les actes : 

Les collectivités et leurs établissements ont l’obligation de constituer une collection complète des délibérations, arrêtés et décisions (tenue du registre des délibération cf CGCT décret n°2010-783 du 11/07/2010)

Tutoriel disponible : Télécharger la copie conforme et l’accusé de réception d’un act